Cuando un restaurante entrega el mismo usuario y la misma clave a todo el personal, ocurren dos cosas. La primera es que nadie es responsable de nada: si falta dinero en caja o se anuló una venta cerrada, no hay forma de saber quién lo hizo. La segunda es más frecuente y menos dramática: la gente se equivoca porque ve opciones que no le corresponden.
PuntoRest trabaja con roles. Cada usuario pertenece a un rol y cada rol define qué módulos ve y qué acciones puede ejecutar.
Los cuatro roles base
- Mozo: toma pedidos, agrega productos, traslada mesas y consulta el estado de sus cuentas. No accede a reportes de utilidad, compras ni configuración.
- Cajero: cobra, emite comprobantes, cierra caja y gestiona pagos múltiples. Puede requerir autorización para descuentos por encima de un límite.
- Cocina: ve la cola de comandas y marca preparaciones como listas. No accede a precios ni a información de clientes.
- Administrador: acceso completo, incluida configuración, inventario, compras, reportes y gestión de usuarios.
Estos roles son un punto de partida, no una camisa de fuerza: se ajustan a la realidad de cada local. Hay negocios donde el mozo también cobra, y otros donde el cajero no puede anular ni un ítem sin el administrador.
Qué conviene restringir siempre
- Anulación de ventas ya cerradas. Es la vía más común de fuga. Debería exigir siempre un usuario con nivel de autorización.
- Descuentos por encima de un porcentaje. Un 5 % de cortesía puede quedar en manos del cajero; un 40 % no.
- Cambio de precios de la carta. Modificar el precio de venta pertenece a administración, no al turno.
- Ajustes manuales de inventario. Corregir stock sin registrar merma ni compra tapa problemas en lugar de resolverlos.
- Reportes de utilidad y costos. No es información que el salón necesite para trabajar.
Bloquear no basta: hay que poder auditar
Un permiso evita el error; la auditoría explica lo que sí pasó. En PuntoRest, las acciones sensibles quedan registradas con usuario, fecha y hora: quién anuló, quién aplicó el descuento, quién abrió y cerró la caja, quién ajustó el stock.
Ese registro cambia la conversación en el negocio. En lugar de sospechas generalizadas al final del mes, hay un dato concreto que se revisa con la persona involucrada. La mayoría de las veces revela un procedimiento mal explicado, no una mala intención.
Buenas prácticas al asignar usuarios
- Un usuario por persona, aunque el equipo sea compartido. El ranking de mozos y las comisiones dependen de ello.
- Dar de baja al personal que sale el mismo día, no al mes siguiente.
- Revisar los roles cada cierto tiempo: los permisos tienden a acumularse cuando se otorgan "por esta vez".
- Reservar el rol de administrador para una o dos personas. Si todos son administradores, no hay control posible.
El objetivo no es desconfiar del equipo, sino que cada pantalla muestre exactamente lo necesario para hacer bien el trabajo. Eso hace al personal más rápido y, de paso, protege al negocio.
Preguntas frecuentes
¿Puedo crear roles distintos a los cuatro predeterminados?
Sí. Los roles base son una plantilla y los permisos se ajustan por módulo y por acción según cómo trabaje tu local.
¿Cómo autorizo una anulación sin darle el rol de administrador al cajero?
La acción restringida solicita las credenciales de un usuario autorizado en el momento. El administrador autoriza sin ceder su sesión ni cambiar permisos.
¿Queda registro de quién hizo cada operación?
Sí. Las acciones sensibles —anulaciones, descuentos, ajustes de stock, apertura y cierre de caja— quedan registradas con usuario, fecha y hora.
¿Hay límite de usuarios?
Depende del plan contratado. En todos los casos recomendamos crear un usuario por persona, ya que de ello dependen el ranking de mozos y el cálculo de comisiones.