Hay dos formas de llevar mal el inventario de un restaurante. La primera es no llevarlo: te enteras de que faltó el ingrediente cuando el mozo vuelve de la mesa a decir que no hay. La segunda, menos evidente, es intentar controlarlo todo al gramo: un sistema tan exigente que nadie lo mantiene y que a los dos meses muestra números que ya no son reales.
El punto útil está en el medio, y el módulo de Inventario y Compras de PuntoRest está pensado para sostenerse ahí.
Stock por producto y presentación
Una cerveza se compra por caja y se vende por unidad. Un licor se compra por botella y se vende por trago. Si el sistema no entiende esa diferencia, el stock nunca cuadra.
PuntoRest maneja presentaciones: defines cómo compras y cómo vendes cada producto, y el descuento de stock se hace en la unidad correcta en cada venta, en tiempo real.
Qué conviene controlar y qué no
Esta es la decisión que determina si el inventario va a funcionar o va a morir en dos meses.
- Controla siempre lo que se vende tal cual: bebidas, cervezas, gaseosas, botellas, productos envasados, postres comprados. Son de conteo simple y son, además, donde más fuga hay.
- Controla los insumos de alto costo: cortes de carne, mariscos, quesos. Aunque el conteo sea aproximado, el impacto en el costo justifica el esfuerzo.
- No te obsesiones con lo de bajo valor: sal, especias, servilletas. Controlarlos al detalle cuesta más tiempo del que ahorran.
La regla práctica: si el error de conteo de un insumo no mueve tu costo de forma perceptible, no vale el trabajo de contarlo a diario.
Registro de compras
Cada compra ingresa al sistema con su proveedor, sus productos y sus cantidades. Eso hace tres cosas al mismo tiempo: actualiza el stock, alimenta el costo y construye un historial de precios por proveedor.
El historial es el beneficio que más se subestima. Con seis meses cargados puedes ver qué proveedor te subió el precio, cuánto y desde cuándo. Esa conversación con el proveedor se da con datos en lugar de con impresiones.
Alertas de bajo stock
Definir un mínimo por producto y recibir el aviso al cruzarlo suena obvio, pero el detalle está en cómo se fija ese mínimo: no es "lo que queda poco", es lo que consumes durante el tiempo que tarda tu proveedor en reponer, más un margen.
Si tu proveedor de cerveza demora dos días y vendes dos cajas diarias, tu mínimo no puede ser una caja. Con el historial de ventas del propio sistema, ese cálculo deja de ser una corazonada.
La merma es información, no un fracaso
Todo restaurante tiene merma: producto vencido, mal manejado, roto o consumido por el personal. El problema no es que exista, es que no se registre, porque entonces se confunde con robo y no se puede corregir.
Registrar la merma con su motivo convierte una diferencia inexplicable en un dato accionable: si el 70 % viene de un producto que siempre se vence, el problema es de compra, no de personal.
Cómo empezar sin morir en el intento
- Arranca con 20 o 30 productos de alta rotación y alto costo, no con la lista completa.
- Haz un conteo físico inicial en un momento de calma.
- Registra todas las compras desde el día uno: sin eso, el resto es inútil.
- Cuenta semanalmente esos pocos productos y compara con el sistema.
- Recién cuando la rutina esté firme, amplía la lista.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que cargar todos mis insumos para usar el inventario?
No, y no lo recomendamos. Conviene empezar con 20 o 30 productos de alta rotación y alto costo, y ampliar cuando la rutina de conteo esté establecida.
¿Cómo maneja el sistema productos que se compran por caja y se venden por unidad?
Mediante presentaciones: defines la unidad de compra y la de venta, y el descuento de stock se hace en la unidad correcta en cada venta.
¿Puedo registrar la merma?
Sí, con su motivo. Registrarla es lo que permite distinguir un problema de compra o de manejo de una diferencia sin explicación.
¿Cómo defino el stock mínimo de un producto?
Calculando lo que consumes durante el tiempo que tarda tu proveedor en reponer, más un margen de seguridad. El historial de ventas del sistema te da ese consumo real.